2024年1月から改正電子帳簿保存法により、「電子取引データ保存」が完全義務化されました。
とはいえ、個人事業主が電子取引データ保存にどのように対応したらいいのか、いまひとつわからないといった方も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、電子帳簿保存法の概要をはじめ、個人事業主に求められる対応などについて解説します。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、各税法で保存が義務づけられている帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律のことです。
法律自体は1998年に施行されていますが、2022年1月に「改正電子帳簿保存法」が施行され、「電子取引」に関するデータ保存の義務化について言及されました。
その後、準備期間として2023年12月まで猶予期間が設けられていましたが、2024年1月より電子保存が完全義務化されました。
電子帳簿保存法は、「電子取引データ保存」「電子帳簿・書類保存」「スキャナ保存」といった3つの保存区分に分けられています。ここではそれぞれの保存方法について解説します。
電子取引データ保存
電子取引データ保存とは、その言葉通り電子データで受け取ったものをそのままデータ保存することを指します。具体的には請求書や領収書といった書類を紙ではなく電子データとして受け取った場合、そのデータを保存しておかなければなりません。
ただし、利用者がデータを改ざんできないクラウドサービスを利用している場合、タイムスタンプ不要で保存が認められます。
電子帳簿・書類保存
電子帳簿・書類保存は、パソコンで作成した書類をデータとして保存することを指します。具体的には会計ソフト等で作成した帳簿や決算関係書類をデータとしてサーバーに保管するといったことがあげられるでしょう。
また、サーバーでの保管以外にもハードディスクのようなメディアでの保管や、DVDへの保管も含まれます。
スキャナ保存
取引した紙の書類をスマホやスキャンで撮影し、電子データに変換した上で「電子文書」として保存することができますが、スキャナで保存する際は電子データに変換する際の改ざんを防止するために、システム要件や日数制限が定められている点に注意が必要です。
【スキャナ保存の主な要件】
| ・入力期限の制限
・タイムスタンプの付与 ・検索機能の確保 ・読み取り情報の保存 ・入力者情報の確認 など |
出典：はじめませんか、書類のスキャナ保存！｜国税庁
保存までの期間も、最長で70日以内とされている点に留意しましょう。
個人事業主に求められる電子帳簿保存法への対応
ここでは個人事業主に求められる電子帳簿保存法への対応について、解説します。
電子取引の状況を把握する
まずは自分が行っている事業が電子取引を行っているかどうか、把握することから始めましょう。
電子取引を行っているのであれば、該当する帳票を適切な形式で保存する必要があります。
電子データの保存には、「真実性」および「可視性」の確保が要件となっており、それらの要件を同時に満たす保存環境であるかを確認することが欠かせません。
出典：電子取引関係｜国税庁
電子帳簿保存法に対応している会計ソフトか確認する
電子帳簿保存法への対応にあたり、個人事業主も電子データの保存において法令に準拠する会計システムの導入が推奨されています。
現在、なんらかの会計ソフトを利用しているという方は、そのシステムが電子帳簿保存法に対応しているかどうかを確認するとよいでしょう。
また、先述したように電子帳簿保存法は、「電子取引データ保存」「電子帳簿・書類保存」「スキャナ保存」といった保存区分に分けられていますが、システムによっては3つの保存区分すべてに対応しているわけではないケースもあるため、注意が必要です。
データの保管・運用ルールを定める
電子帳簿保存法に対応できる環境を整えたら、データの保管・運用ルールについても定めなければなりません。特に保管に関しては、必要なときに容易にアクセスでき、検索や印刷が可能な状態にしておくことが大切です。
また、機器の更新やハードウェアの故障などのリスクに備えるために、適宜バックアップをとっておくことをおすすめします。
個人事業主が営む飲食店などの場合、アルバイトなどの非正規社員に事務を任せているケースもあります。
その際、きちんとした引継ぎをせずにそのスタッフが辞めてしまうと、データの保存場所がわからなくなってしまう恐れがあります。
そうしたことを防ぐためにも、保管・運用ルールをきちんと定めた上で、自分の目できちんと状況を確認することを心がけましょう。
個人事業主が電子帳簿保存に対応しないとどうなる？
個人事業主が電子帳簿保存法に対応していない、あるいは不正などの違反があると以下のようなリスクが生じる恐れがあります。
| ・重加算税を課される恐れがある
・青色申告で65万円の控除が受けられなくなる ・青色申告が取り消される |
それぞれについて、見ていきましょう。
重加算税を課される恐れがある
このうち、重加算税とは税務調査を受けた際に、意図的に申告内容を偽造したり、事実を隠ぺいをしたことが明らかになった場合に課されるペナルティのことです。重加算税は本来納めるはずだった税額から当初申告した税額を差し引いた金額に対して課されます。
その税率は35％～40％に達するほか、電子データに関わる改ざんや隠蔽であるときは、それに加えて10％の重加算税が上乗せされてしまいます。
青色申告で65万円の控除が受けられなくなる
青色申告で最大額の65万円控除を受けたいと考えている場合、電子帳簿保存法への対応は避けられません。65万円の控除を受けるためには、電子帳簿保存法に則り仕訳帳や総勘定元帳の電子保存を行う必要があるからです。
もし適切に電子保存が行われていない場合、65万円の特別控除ではなく55万円の控除となります。
青色申告が取り消される
改正電子帳簿保存法では、電子データの保存義務に違反した場合、青色申告の承認を取り消す罰則について定められています。もし青色申告の取り消しが適用されれば、個人事業主にとって大きなメリットである特別控除が受けられないことになり、税負担が増えることは避けられないでしょう。
違反したからといってすぐに青色申告が取り消されるわけではありませんが、その可能性は十分にあることを念頭に置いておくことが大切です。
個人事業主の電子帳簿保存法への対応は必須
今回の記事では電子帳簿保存法の概要をはじめ、個人事業主に求められる対応などについてお伝えしました。
電子帳簿保存法には3種類の保存方法が認められていますが、個人事業主においてもいずれもきちんと対応していなければ青色申告が取り消されたり、重加算税を課されるなどのリスクがあります。
電子帳簿保存法に対応できる環境を整えるほか、要件を満たした会計ソフトを導入するなどして、適切に処理を進めるように心がけましょう。
なお、飲食店コンサルティング会社である「コロンブスのたまご」では、個人事業主で飲食店を営む方に向けた支援等も行っておりますので、お悩みを抱えている場合にはお気軽にお問い合わせください。
